Microsoft आउटलुक सबसे लोकप्रिय ईमेल कार्यक्रमों में से एक है। जब इनबाउंड संदेशों की एक निश्चित सीमा पार हो जाती है तो फोकस्ड मेल एक महत्वपूर्ण आवश्यकता बन जाती है। Microsoft आउटलुक आपको अपने आने वाले मेल को कई मापदंडों के अनुसार क्रमबद्ध करने की अनुमति देता है।
निर्देश
चरण 1
Microsoft आउटलुक विंडो में मेल सॉर्टिंग बार पर पेपरक्लिप बटन पर क्लिक करें। यह कार्रवाई सभी आने वाली मेल को अटैचमेंट के साथ और बिना अक्षरों में विभाजित कर देगी।
चरण 2
मेल एप्लिकेशन विंडो में "व्यू" मेनू में "इसके अनुसार व्यवस्थित करें" फ़ील्ड निर्दिष्ट करें।
चरण 3
"सॉर्ट बाय" सर्विस मेनू से "अटैचमेंट" चुनें और आवश्यक सॉर्टिंग पैरामीटर दर्ज करें।
चरण 4
विभिन्न लेखकों के ईमेल के लिए एक फ़ोल्डर संरचना बनाएं। ऐसा करने के लिए, आपको आने वाले मेल की स्वचालित छँटाई के लिए नियम बनाने होंगे।
चरण 5
नामित फ़ोल्डर में ले जाने के लिए अक्षरों में से एक का चयन करें और अक्षर रेखा पर राइट-क्लिक करके संदर्भ मेनू खोलें।
चरण 6
"नियम बनाएं" मेनू आइटम का चयन करें।
चरण 7
खुलने वाली "नियम बनाएं" विंडो के "जब आप एक संदेश प्राप्त करते हैं जो निम्नलिखित शर्तों को पूरा करता है" अनुभाग में "प्रेषक" चेकबॉक्स का चयन करें।
चरण 8
नियम बनाएँ विंडो के ये चरण करें अनुभाग में आइटम को फ़ोल्डर में ले जाएँ चेक बॉक्स को चुनने के लिए क्लिक करें।
चरण 9
नियम बनाएँ विंडो में निम्न कार्य करें के अंतर्गत फ़ोल्डर चुनें बटन पर क्लिक करें।
चरण 10
"नियम और अलर्ट" सेवा विंडो में "फ़ोल्डर" सूची में आवश्यक फ़ोल्डर निर्दिष्ट करें। यदि आवश्यक फ़ोल्डर अनुपस्थित है, तो "नियम और अलर्ट" सेवा विंडो में "बनाएं" बटन पर क्लिक करके इसे बनाएं।
चरण 11
ओके पर क्लिक करें।
चरण 12
खुलने वाली "सफल समापन" विंडो में चेकबॉक्स "सभी मौजूदा संदेशों के लिए इस नियम को चलाएं" का चयन करें और ठीक क्लिक करके अपनी पसंद की पुष्टि करें।
चरण 13
मेल संदेशों में अलग-अलग शब्दों और वाक्यांशों के लिए छँटाई विकल्प बनाने के लिए नियम बनाएँ विंडो में निम्न चरणों का पालन करें चेक बॉक्स में आइटम को फ़ोल्डर में ले जाएँ चेक बॉक्स का चयन करें।
चरण 14
उन्नत बटन पर क्लिक करें।
चरण 15
खुलने वाली "नियम विज़ार्ड" विंडो में आवश्यक पैरामीटर चुनें।
चरण 16
नई खोज टेक्स्ट विंडो में "प्रेषक के पते में खोजने के लिए एक शब्द या वाक्यांश दर्ज करें" फ़ील्ड में वांछित वाक्यांश या शब्द दर्ज करें और जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
चरण 17
OK बटन से अपनी पसंद की पुष्टि करें।
चरण 18
जब तक आप निष्क्रिय (ग्रे) नहीं हो जाते, तब तक नियम विज़ार्ड पर अगला क्लिक करना जारी रखें।
चरण 19
नियम विज़ार्ड के सर्विसडेस्क फ़ोल्डर में पहले से मौजूद संदेशों के लिए यह नियम चलाएँ के आगे स्थित चेक बॉक्स का चयन करें।
चरण 20
समाप्त बटन पर क्लिक करें।
21
आवश्यक छँटाई नियमों की आवश्यक संख्या बनाने के लिए समान प्रक्रिया लागू करें।
