एमएस एक्सेस का उपयोग करना बहुत आसान है क्योंकि इसमें एक सरल यूजर इंटरफेस है। न केवल महत्वपूर्ण जानकारी संग्रहीत करना, बल्कि डेटा को संसाधित करना भी संभव है, जिसमें प्रपत्र, रिपोर्ट और विभिन्न आरेखों का निर्माण शामिल है।
ज़रूरी
- - संगणक;
- - एमएस एक्सेस प्रोग्राम।
निर्देश
चरण 1
एक्सेस प्रोग्राम शुरू करें और "फाइल" टैब में मेनू के माध्यम से, "नया" पर क्लिक करें। फिर "डेटाबेस" चुनें और ओके पर क्लिक करें। एक विंडो दिखाई देगी जिसमें आपको डेटाबेस का नाम निर्दिष्ट करना होगा या प्रस्तावित db1 से सहमत होना होगा, और आपको डेटाबेस को संग्रहीत करने के लिए स्थान का चयन करने की भी आवश्यकता होगी।
चरण 2
आधार बनाने के बाद, आगे के काम के लिए कार्यों के साथ एक विंडो दिखाई देगी। बाईं ओर अनुभागों की सूची वाला एक स्तंभ है। "टेबल्स" आइटम को डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाना चाहिए। कॉलम के दाईं ओर डेटाबेस टेबल बनाने के लिए विकल्पों की एक सूची है: "डिज़ाइन मोड में एक टेबल बनाना", "विज़ार्ड का उपयोग करके एक टेबल बनाना", "डेटा दर्ज करके एक टेबल बनाना"।
चरण 3
डेटाबेस में एक नई तालिका बनाने के लिए "डिज़ाइन मोड में तालिका बनाएँ" पर क्लिक करें। तालिका पैरामीटर दर्ज करने के लिए शीर्ष पर ग्रिड के साथ स्क्रीन पर एक नई विंडो दिखाई देगी: फ़ील्ड, फ़ील्ड प्रकार और विवरण। प्रत्येक नए फ़ील्ड के गुण विंडो के निचले भाग में दिखाई देते हैं।
चरण 4
चार क्षेत्रों के साथ एक तालिका बनाएँ:
1. कोड। फ़ील्ड प्रकार संख्यात्मक है।
2. उपनाम। फ़ील्ड प्रकार टेक्स्ट है।
3. नाम। फ़ील्ड प्रकार - टेक्स्ट
4. टेलीफोन। फ़ील्ड प्रकार टेक्स्ट है।
पहले फ़ील्ड को हाइलाइट करें और राइट-क्लिक करें और कुंजी फ़ील्ड चुनें। आपके लिए सुविधाजनक नाम के तहत बनाई गई तालिका को बंद करें और सहेजें, उदाहरण के लिए "एजेंट"। बनाई गई तालिका खोलें और दो एजेंटों का विवरण दर्ज करें।
चरण 5
तीन क्षेत्रों के साथ एक और तालिका बनाएं:
1. स्थिति। फ़ील्ड प्रकार टेक्स्ट है।
2. मजदूरी। क्षेत्र का प्रकार मौद्रिक है।
बनाई गई तालिका को "कर्मचारी" जैसे नाम से बंद करें और सहेजें। बनाई गई तालिका खोलें और दो कर्मचारियों के लिए डेटा दर्ज करें।
चरण 6
"प्रश्न" टैब पर क्लिक करें और फिर "डिज़ाइन मोड में क्वेरी बनाएँ" पर क्लिक करें। प्रोग्राम में बनाई गई तालिकाओं की सूची के साथ एक विंडो खुलेगी। पहले से बनाई गई दोनों तालिकाओं का चयन करें। अनुरोध प्रपत्र के निचले भाग में, पहले कॉलम में, "कर्मचारी। अंतिम नाम" फ़ील्ड का चयन करें, और दूसरे कॉलम में - "संगठन। स्थिति"। कर्मचारी शीर्षक अनुरोध फ़ॉर्म को बंद करें और सहेजें। यदि आप इस क्वेरी को खोलते हैं, तो आपको केवल दो कॉलम "अंतिम नाम" और "शीर्षक" दिखाई देंगे। यहां केवल रुचि की जानकारी प्रदर्शित की जाएगी, एक विशेष कर्मचारी किस पद पर है।
चरण 7
डेटाबेस को भरने की सुविधा के लिए, "फॉर्म" टैब पर क्लिक करें, और फिर "विज़ार्ड का उपयोग करके एक फॉर्म बनाएं"। खुलने वाली विंडो में, "एजेंट" तालिका का चयन करें, और फिर "उपलब्ध फ़ील्ड" विंडो से, तीर बटन का उपयोग करके, "अंतिम नाम", "प्रथम नाम", "फ़ोन" फ़ील्ड को "चयनित फ़ील्ड" में ले जाएं। खिड़की। अगला बटन क्लिक करें और एक सुविधाजनक प्रपत्र प्रारूप चुनें, उदाहरण के लिए, रिबन। अगला क्लिक करें और अपनी इच्छित शैली चुनें, उदाहरण के लिए मानक। नेक्स्ट बटन पर क्लिक करें और फॉर्म एजेंट को नाम दें। समाप्त बटन पर क्लिक करें। दो फ़ील्ड के साथ एक फॉर्म दिखाई देगा, जिसमें पहले से ही दो एजेंटों के बारे में जानकारी होगी। नीचे एक खाली फ़ील्ड है जहाँ आप तीसरे एजेंट के बारे में जानकारी दर्ज कर सकते हैं, इत्यादि।
चरण 8
डेटाबेस विंडो में, "रिपोर्ट" चुनें और "विज़ार्ड का उपयोग करके एक रिपोर्ट बनाएं" टैब पर क्लिक करें। खुलने वाली विंडो में, "कर्मचारी की स्थिति" अनुरोध का चयन करें। बाईं विंडो से, "अंतिम नाम" और "स्थिति" को दाएँ फ़ील्ड में खींचें, "अगला" बटन पर क्लिक करें, और फिर "समाप्त करें" बटन पर क्लिक करें। चयनित अनुरोध की जानकारी के साथ एक रिपोर्ट फॉर्म स्क्रीन पर दिखाई देगा। रिपोर्ट फ़ंक्शन अधिक सुविधाजनक धारणा के लिए डेटाबेस से वांछित जानकारी का चयन करना संभव बनाता है। इसके अलावा, रिपोर्ट मुद्रित किया जा सकता है।
चरण 9
मैक्रोज़ आपको डेटाबेस ऑब्जेक्ट्स पर क्रियाओं को स्वचालित करने की अनुमति देता है। "मैक्रोज़" टैब पर क्लिक करें और फिर "बनाएँ" बटन पर क्लिक करें। डिज़ाइन विंडो खुल जाएगी।ड्रॉप-डाउन सूची से, OpenRequest मैक्रो का चयन करें, और फिर अनुरोध का नाम, कर्मचारी शीर्षक चुनें। विंडो बंद करें और बनाए गए मैक्रो को सहेजें। बनाए गए मैक्रो पर डबल-क्लिक करें और अनुरोध "कर्मचारी स्थिति" खुल जाएगा।
