एमएस एक्सेल गणना करने और सारणीबद्ध डेटा प्रस्तुत करने के लिए एक बहुत ही सुविधाजनक उपकरण है। हालाँकि, रिपोर्टिंग दस्तावेज़ तैयार करते समय, अक्सर वर्ड प्रारूप में सारणीबद्ध जानकारी प्रदान करना आवश्यक होता है। उसी समय, कभी-कभी न केवल सूचना की प्रत्यक्ष सामग्री का अनुवाद करना आवश्यक होता है, बल्कि दस्तावेजों का स्वरूपण भी होता है।
यह आवश्यक है
एमएस वर्ड, एमएस एक्सेल, कंप्यूटर।
अनुदेश
चरण 1
Excel स्वरूप में सहेजी गई फ़ाइल से Word में जानकारी का अनुवाद करने के लिए, स्प्रेडशीट फ़ाइल खोलें, उसमें आवश्यक कक्षों का चयन करें, राइट-क्लिक करें और "कॉपी करें" चुनें। फिर, एमएस वर्ड प्रोग्राम शुरू करें, एक रिक्त दस्तावेज़ बनाएं (एक नियम के रूप में, यह स्वचालित रूप से बनाया जाता है) और उसमें एक्सेल से कॉपी किए गए टुकड़े को पेस्ट करें। इस मामले में, तालिका का प्रतिनिधित्व करने के लिए आवश्यक स्तंभों की संख्या बनाए गए दस्तावेज़ में दिखाई देगी, और एक्सेल तालिका से प्रत्येक पंक्ति को दस्तावेज़ में एक अलग पंक्ति के रूप में दर्शाया जाएगा।
यह विधि सबसे सरल है, हालांकि, इसका उपयोग करते समय, मूल दस्तावेज़ का स्वरूपण खो जाता है। इसके अलावा, Word में बनाई गई ऐसी छद्म तालिका का आगे संपादन बहुत मुश्किल होगा।
चरण दो
एक्सेल में तैयार की गई तालिका को वर्ड में लगभग समान दिखने के लिए, कॉपी की गई जानकारी को पहले से तैयार की गई तालिका में पेस्ट करें। ऐसा करने के लिए, गिनें कि मूल तालिका में कितने स्तंभ और पंक्तियाँ हैं। फिर, वर्ड में, "टेबल" मेनू आइटम और "इन्सर्ट" चुनें। दिखाई देने वाली विंडो में कॉलम और पंक्तियों की संख्या दर्ज करें और पुष्टि करें पर क्लिक करें। अन्य सभी (कॉस्मेटिक) सेटिंग्स बाद में की जा सकती हैं।
अब, पहले मामले की तरह, तालिका के वांछित भाग की प्रतिलिपि बनाएँ। फिर, माउस के साथ, Word में बनाई गई संपूर्ण तालिका का चयन करें, राइट-क्लिक करें और "पेस्ट" चुनें। मूल तालिका के सभी डेटा को Word तालिका के खाली कक्षों में बड़े करीने से वितरित किया जाएगा। Word स्वरूपण टूल का उपयोग करके, तालिका के गलत तरीके से रखे गए भागों को ठीक करें।
रिपोर्टिंग दस्तावेज़ीकरण की तैयारी के लिए यह विधि इष्टतम है, हालांकि, यह आपको फ़ार्मुलों को सहेजने की अनुमति नहीं देता है, जो डेटा के बाद के पुनर्गणना को जटिल करेगा।
चरण 3
एक्सेल से फ़ार्मुलों और डिज़ाइन के साथ तालिका को कॉपी करने के लिए, एक साधारण नहीं, बल्कि एक "विशेष" पेस्ट का उपयोग करें। ऐसा करने के लिए, तालिका के आवश्यक टुकड़े को भी कॉपी करें, फिर वर्ड मेनू से "संपादित करें" - "पेस्ट स्पेशल" चुनें। फिर, दिखाई देने वाली विंडो में "Microsoft Excel शीट (ऑब्जेक्ट)" लाइन का चयन करें।
"इन्सर्ट" और "कनेक्ट" लाइनों में बिंदु की स्थिति पर ध्यान दें। मानक दस्तावेज तैयार करने के लिए, इस सूचक को "सम्मिलित करें" लाइन पर छोड़ दें।
यदि आपको Excel तालिका में डेटा के आधार पर स्वचालित रूप से बदलने के लिए Word दस्तावेज़ में जानकारी की आवश्यकता है, तो "लिंक" आइटम का चयन करें। हालाँकि, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि Word फ़ाइल की एक्सेल प्रारूप में फ़ाइल तक निरंतर पहुँच हो।
