उद्यम में एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाने की आवश्यकता का प्रश्न अधिक से अधिक आवश्यक होता जा रहा है। और यह आकस्मिक नहीं है, क्योंकि नई सूचना प्रौद्योगिकियों की शुरूआत न केवल दस्तावेजों की सुरक्षा और विश्वसनीयता सुनिश्चित करती है, बल्कि उनकी खोज के लिए समय भी कम करती है, और यदि आवश्यक हो, तो कई कर्मचारियों को एक ही डेटा को एक साथ एक्सेस करने की अनुमति देता है।
निर्देश
चरण 1
इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के संग्रह के निर्माण में कई चरण शामिल हैं। प्रारंभ में, कंपनी के कंप्यूटर उपकरण पर लाइसेंस प्राप्त सॉफ़्टवेयर खरीदें और इंस्टॉल करें।
चरण 2
दस्तावेज़ तैयार करें, अर्थात् उन्हें व्यवस्थित करें, उन्हें अपने संगठन में दस्तावेज़ों के संचलन की मौजूदा संरचना के अनुसार पहचानें। विशेष रूप से, इस स्तर पर, उन्हें पंजीकृत करने की आवश्यकता होगी, शेल्फ जीवन द्वारा क्रमबद्ध, और बिना सिले चादरों से हटाए गए स्टेपल और स्टेपल।
चरण 3
अगला कदम दस्तावेजों को डिजिटाइज़ करना या स्कैन करना है। यह तकनीकी उपकरणों पर किया जाता है जो इस संगठन में उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ के बिल्कुल प्रकार और प्रारूप का समर्थन करता है। इस स्तर पर, दस्तावेजों के पुनरुत्पादन की गुणवत्ता की जांच करें, यदि आवश्यक हो, तो फिर से स्कैन करें।
चरण 4
अगला चरण दस्तावेजों को प्रारूप में परिवर्तित (परिवर्तित) करने का चरण है जो उनके भंडारण और उत्पादन मानकों की अवधारणा को पूरा करता है, और फिर - अनुक्रमण का चरण, अर्थात। आवश्यक जानकारी की बाद की खोज या पूर्ण-पाठ डेटाबेस के निर्माण के लिए प्रत्येक दस्तावेज़ में कीवर्ड का "असाइनमेंट"।
चरण 5
इलेक्ट्रॉनिक संग्रह बनाने पर काम के अंत में, सेटिंग्स सेट करें (पहुंच अधिकार, दस्तावेज़ बदलने का अधिकार) और संगठन के कर्मियों को प्रशिक्षित करें।
