ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग करके एक एक्सेल दस्तावेज़ भरना तालिकाओं के साथ काम को काफी तेज और सरल बना सकता है। लगातार या बार-बार बदलते डेटा के साथ काम करते समय ड्रॉपडाउन सूचियां उपयोगी होती हैं। एक बार डेटा सेट बनाने के लिए पर्याप्त है, ताकि दस्तावेज़ को आगे भरना लगभग स्वचालित रूप से किया जा सके।
विधि 1. त्वरित ड्रॉपडाउन सूची
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने का सबसे तेज़ तरीका सेल के संदर्भ मेनू में ड्रॉप-डाउन सूची से चयन करें फ़ंक्शन का उपयोग करना है। इसके संचालन का सिद्धांत सामान्य एक्सेल स्वतः पूर्ण जैसा दिखता है।
सबसे पहले, आपको खाली कक्षों को छोड़े बिना, एक-एक करके कॉलम में भविष्य की सूची की श्रेणियों की सूची दर्ज करनी होगी। अगली सेल में, आपको कर्सर सेट करना होगा और "ड्रॉप-डाउन सूची से चयन करें" फ़ील्ड पर क्लिक करके संदर्भ मेनू को कॉल करना होगा। "Alt" + "डाउन एरो" कुंजियों को दबाकर ड्रॉप-डाउन मेनू को कॉल करना और भी आसान है।
यह विधि केवल एक कॉलम के भीतर और कोशिकाओं को छोड़े बिना सख्ती से दर्ज किए गए डेटा के लिए उपयुक्त है।
विधि 2. सार्वभौमिक
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने के अधिक बहुमुखी तरीके के लिए अधिक हेरफेर की आवश्यकता होगी, लेकिन साथ ही यह आपको अधिक जटिल समस्याओं को हल करने की अनुमति देता है।
सबसे पहले, आपको भविष्य की सूची की श्रेणियों की सूची के साथ एक श्रेणी का चयन करना होगा। क्रियाओं का आगे का क्रम कार्यक्रम के संस्करण पर निर्भर करता है।
Excel 2007 और उच्चतर में, "सूत्र" फ़ील्ड में, "नाम प्रबंधक" - "बनाएँ" पर क्लिक करें। खुलने वाले संवाद बॉक्स में, आपको एक नाम दर्ज करना होगा, इस तथ्य को ध्यान में रखते हुए कि यह एक अक्षर से शुरू होना चाहिए और इसमें रिक्त स्थान नहीं होना चाहिए। प्रविष्टि पूरी करने के बाद, आपको "ओके" पर क्लिक करना होगा।
आप इसे और भी आसान कर सकते हैं - एक श्रेणी का चयन करने के बाद, नाम बदलना फ़ंक्शन लाइन के बाईं ओर स्थित संबंधित फ़ील्ड में उपलब्ध होता है, जहां आमतौर पर सेल पता इंगित किया जाता है। श्रेणी का नाम दर्ज करने के बाद, "एंटर" दबाना सुनिश्चित करें।
2003 तक एक्सेल के पुराने संस्करणों में, आपको "सम्मिलित करें" का चयन करना होगा, फिर "नाम" पर क्लिक करें और "असाइन करें" चुनें। आगे का क्रम अपरिवर्तित है।
अब आपको उन कक्षों की श्रेणी का चयन करने की आवश्यकता है जिनसे बनाई गई सूची संबंधित होगी। इसके लिए, कोशिकाओं का एक क्षेत्र चुना जाता है, "डेटा" टैब खुलता है, जिसमें आपको "डेटा सत्यापन" फ़ंक्शन का चयन करना होगा। खुले संवाद बॉक्स में, "पैरामीटर" टैब में, "डेटा प्रकार" फ़ील्ड में, "सूची" सेट करें। दिखाई देने वाले "स्रोत" फ़ील्ड में, "=" पर क्लिक करें और बनाई गई सूची का नाम दर्ज करें। जब आप "ओके" पर क्लिक करते हैं, तो चयनित श्रेणी के सेल, जब आप उन पर क्लिक करते हैं, तो एक ड्रॉप-डाउन मेनू प्राप्त करें।
एक्सेल में एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की यह विधि उन श्रेणियों के लिए अच्छी है जो उनके नाम को बदलने की वास्तविक क्षमता वाली श्रेणियों की संख्या के संदर्भ में तय की गई हैं।
