एक मामला नामकरण एक संगठन के भीतर दायर मामले के शीर्षक की एक क्रमांकित सूची है। इस दस्तावेज़ के अनुसार, उद्यम के दस्तावेज़ीकरण पर सभी कार्य किए जा रहे हैं। यह विशिष्ट दस्तावेजों के भंडारण समय को दर्शाता है और कौन सा विभाग किस दस्तावेज के लिए जिम्मेदार है।
ज़रूरी
- - कार्यालय के काम का ज्ञान;
- - भंडारण अवधि के साथ दस्तावेजों की एक विशिष्ट सूची।
निर्देश
चरण 1
नामकरण के विकास पर निर्णय लें, यह संगठन के आदेश का उपयोग करके किया जाना चाहिए। इसमें यह बताएं कि किसे नामकरण करना चाहिए, किसके नेतृत्व में और किस समय सीमा में। इसके बाद, आइटम के दायरे को स्पष्ट करें। एक व्यक्तिगत नामकरण बनाने के लिए, आप लगभग एक का उपयोग कर सकते हैं, इसे उन संगठनों के समूहों के लिए संकलित किया जा सकता है जो एक ही प्रणाली का हिस्सा हैं। इस दस्तावेज़ का प्रारूप तैयार करते समय अपने संगठन की संरचना पर विचार करें।
चरण 2
वर्गीकरण योजना का चयन करें जिसके आधार पर नामकरण का निर्माण किया जाएगा। यह उद्यम की संरचना पर निर्भर करता है। यदि यह पर्याप्त रूप से स्थिर है, तो नामकरण का एक ब्लॉक आरेख चुनें। यदि यह बार-बार बदलता है, तो एक कार्यात्मक-उत्पादन योजना चुनें। पहले मामले में, नामकरण के खंड कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों के नामों के अनुरूप होंगे। उनके स्थान का क्रम स्टाफिंग टेबल के समान होना चाहिए। दूसरे मामले में, कंपनी के मामलों के नामकरण को तैयार करते समय संगठन की गतिविधियों के कार्यों या दिशाओं को अनुभागों के रूप में उपयोग करें।
चरण 3
मामलों के शीर्षक तैयार करना। शीर्षक स्पष्ट, संक्षिप्त होना चाहिए और मामले के दस्तावेजों की मुख्य संरचना और सामग्री का खुलासा करना चाहिए। इसमें मामले की सामग्री, प्रामाणिकता की जानकारी और दस्तावेजों की प्रतियों को स्पष्ट करना भी शामिल है। शीर्षकों में परिचयात्मक शब्दों, जटिल वाक्यांशों और गैर-विशिष्ट शब्दों का प्रयोग न करें।
चरण 4
शीर्षकों की सूची संकलित करते समय, निम्नलिखित संकेतों का उपयोग करें: नाममात्र (दस्तावेज़ का प्रकार), लेखक, संवाददाता, कालानुक्रमिक (निर्माण का समय), विषय-प्रश्न, भौगोलिक।
चरण 5
मामलों के लिए अवधारण अवधि निर्धारित करें, इसके लिए प्रबंधन दस्तावेजों की एक मानक सूची का उपयोग करें। नामकरण के डिजाइन को पूरा करें, पाठ स्वयं एक तालिका की तरह दिखना चाहिए, शीर्षक पृष्ठ पर अनुमोदन की मुहर लगाएं।
