Microsoft Excel के विभिन्न संस्करणों में बनाई गई स्प्रेडशीट में कई गुण होते हैं जो फ़ाइलों को खोलना मुश्किल बना सकते हैं। यह समझने योग्य है कि एक्सेल में फाइलें क्यों नहीं खुलती हैं।
सुसंगति के मुद्दे
सबसे अधिक बार, एक्सेल में बनाई गई फाइलों को खोलने में समस्या इस तथ्य के कारण होती है कि वे प्रोग्राम के विभिन्न संस्करणों में बनाई गई थीं। यदि फ़ाइल को Excel 2007, 2010 और 2013 में वापस किया गया था, तो प्रोग्राम के पुराने संस्करणों में सामान्य रूप से खुलने की संभावना नहीं है। ऐसी संगतता समस्याओं को हल करने के लिए विशेष रूप से बनाए गए विशेष पैच को स्थापित करके समस्या का समाधान किया जा सकता है। इसे Word, Excel और PowerPoint 2007 फ़ाइल स्वरूपों के लिए Microsoft Office संगतता पैक कहा जाता है। नाम में 2007 नंबर लग सकता है, लेकिन एक्सेल 2010 और 2013 में बनाई गई फाइलों में कोई अंतर नहीं है, इसलिए यह पैच फाइलों को खोलने की समस्याओं को हल करने के लिए आदर्श है।
एक मुफ्त कार्यक्रम है जो किसी भी तरह से माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और विशेष रूप से माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल की कार्यक्षमता से कमतर नहीं है। इसे ओपनऑफिस कहा जाता है।
यदि Excel 2003 के लिए इस पैच को स्थापित करना संभव नहीं है, तो आप इस फ़ाइल को नए प्रारूप ("xlsx") से पुराने प्रारूप ("xls") में पुनः सहेजने के लिए कह सकते हैं। ऐसा करने के लिए, माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल 2007, 2010 या 201 में, आपको "फ़ाइल" बटन पर क्लिक करना होगा, फिर "इस रूप में सहेजें" पर क्लिक करना होगा, और फिर प्रस्तावित प्रारूपों से आवश्यक बचत प्रारूप का चयन करना होगा।
सूत्र और संपादन
Microsoft Excel 2007, 2010 और 2013 के पुराने संस्करणों की तुलना में कई महत्वपूर्ण लाभ हैं। सबसे पहले, यह चक्रीय सूत्रों के खिलाफ सुरक्षा है। यह एक तार्किक त्रुटि है, जिसके दौरान सूत्र में चक्र स्वयं को अनिश्चित काल तक दोहराएगा। एक्सेल के पुराने संस्करण में, इस तरह के एक सूत्र से डेटा हानि हो सकती है और सिस्टम पूरी तरह से फ्रीज हो सकता है। Microsoft से उत्पाद के अधिक हाल के संस्करण ऐसे सूत्रों की घटना को रोक सकते हैं, ऐसी फ़ाइलें Excel के बाद के संस्करणों में नहीं खोली जा सकतीं। यदि आपको फ़ाइल खोलने की आवश्यकता है, तो आपको इसके निर्माता को फ़ाइल से सभी परिपत्र फ़ार्मुलों को हटाने के लिए कहना होगा।
एक्सेल के नए संस्करणों में बनाई गई एक फ़ाइल न केवल एक विशेष पैच के साथ, बल्कि उन सभी फोंट के समर्थन से भी खुल सकती है, जिसके साथ फ़ाइल बनाई गई थी। अन्यथा, आपको उनके नाम का पता लगाना होगा और आधिकारिक Microsoft वेबसाइट से डाउनलोड करना होगा।
यह कहा जाना चाहिए कि Microsoft Excel 2007, 2010 और 2013 में ऐसे सूत्र हैं जो पुराने संस्करणों में समर्थित नहीं होंगे। उनमें ऐसी फाइल खुल सकती है, लेकिन सभी फॉर्मूले काम नहीं करेंगे।
प्रोग्राम जो एक्सेल के लिए फाइल बनाते हैं
फिलहाल, कई प्रोग्राम फ़ाइल को xls और xlsx स्वरूपों में सहेजने का विकल्प प्रदान करते हैं। कुछ इसे बदतर करते हैं, कुछ इसे बेहतर करते हैं। उदाहरण के लिए, जाने-माने प्रोग्राम फाइनरीडर काफी अच्छी गुणवत्ता में फाइलों को सीधे एक्सेल फॉर्मेट में स्कैन करने में सक्षम है। ये फाइलें माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के किसी भी वर्जन में आसानी से खुल जाएंगी। लेकिन कई अन्य कार्यक्रम हैं जो समान गुणवत्ता के साथ ऐसा करने में सक्षम नहीं हैं। ये या तो फ़ाइनरीडर एनालॉग या प्रोग्राम हो सकते हैं जो फ़ाइलों को प्रारूप से प्रारूप में परिवर्तित करने में विशेषज्ञता रखते हैं। ऐसे प्रोग्राम में बनाई गई फ़ाइलें हमेशा Microsoft Excel में अच्छी गुणवत्ता के साथ नहीं खोली जा सकतीं।
