तालिकाओं में डेटा सॉर्ट करने का सबसे सुलभ तरीका अनुप्रयोगों के Microsoft Office सुइट से एक्सेल स्प्रेडशीट संपादक है। पंक्तियों और स्तंभों में मूल्यों को क्रमबद्ध करने के लिए इसके उपकरण का उपयोग करना काफी आसान है और आपको काफी जटिल छँटाई नियम बनाने की अनुमति देता है।
ज़रूरी
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2007 स्प्रेडशीट संपादक
निर्देश
चरण 1
यदि आप तालिका डेटा को इस विशेष कॉलम के मानों के आधार पर सॉर्ट करना चाहते हैं, तो कॉलम में किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें। दिखाई देने वाले संदर्भ मेनू में, "सॉर्टिंग" अनुभाग खोलें और डेटा सॉर्टिंग की वांछित दिशा चुनें। यदि इस कॉलम में टेक्स्ट मान हैं, तो "सबसे छोटे से सबसे बड़े" को क्रमबद्ध करने का अर्थ है वर्णानुक्रमिक क्रम। अगर इस कॉलम के सेल में तारीखें रखी जाती हैं, तो इसका मतलब होगा कि शुरुआती तारीखों से बाद की तारीखों को छाँटना।
चरण 2
इसी तरह, आप डेटा को सेल डिज़ाइन के विभिन्न संकेतों के आधार पर सॉर्ट कर सकते हैं, न कि उनमें मौजूद मानों के आधार पर। ऐसा करने के लिए, तीन संदर्भ मेनू आइटम हैं जो आपको कोशिकाओं के पृष्ठभूमि रंग, फ़ॉन्ट की मोटाई और रंग के अनुसार डेटा व्यवस्थित करने की अनुमति देते हैं। आप उन आइकनों के आधार पर भी छाँट सकते हैं जिन्हें कॉलम के सेल में रखा जा सकता है।
चरण 3
यदि आपको कई स्तंभों के डेटा द्वारा तालिका को सॉर्ट करने की आवश्यकता है, तो आप उनमें से प्रत्येक के लिए क्रमिक रूप से इस प्रक्रिया को निष्पादित कर सकते हैं। हालाँकि, एक्सेल के पास एक विकल्प है जो आपको एक सामान्य संवाद में आवश्यक कॉलम के क्रम और क्रम को निर्दिष्ट करने की अनुमति देता है। इस डायलॉग को खोलने के लिए, टेबल के किसी भी सेल पर राइट-क्लिक करें, सॉर्टिंग सेक्शन को विस्तृत करें और कस्टम सॉर्टिंग चुनें।
चरण 4
सॉर्ट बाय ड्रॉप-डाउन सूची में सॉर्ट करने के लिए पहले कॉलम का चयन करें। दाईं ओर के क्षेत्र में, निर्दिष्ट करें कि वास्तव में यह सॉर्टिंग नियम किस पर लागू किया जाना चाहिए - सेल के मूल्यों या प्रारूपों (रंग, फ़ॉन्ट, आइकन) पर। अंतिम ड्रॉपडाउन सूची में, छँटाई दिशा चुनें। यह एक कॉलम के लिए नियमों की सेटिंग को पूरा करता है।
चरण 5
अगले कॉलम के लिए छँटाई विकल्पों को अनुकूलित करने के लिए आगे बढ़ने के लिए स्तर जोड़ें बटन पर क्लिक करें। पहले से पूरी की गई लाइन में एक और लाइन जोड़ी जाएगी और आपको दूसरे कॉलम के लिए पिछले चरण में जो किया गया था उसे दोहराना होगा। यदि दो से अधिक छँटाई नियम हैं, तो जितनी बार आवश्यक हो पंक्तियों को जोड़ते और भरते रहें।
चरण 6
प्रत्येक तालिका के लिए, आप जटिल सॉर्ट सेट में अधिकतम 64 नियम निर्दिष्ट कर सकते हैं। यह आमतौर पर एक्सेल स्प्रेडशीट में संसाधित किए जाने वाले डेटा के लिए पर्याप्त से अधिक है। यदि तालिकाओं में मूल्यों को क्रमबद्ध करने के लिए और भी अधिक जटिल नियमों की आवश्यकता होती है, तो अधिक शक्तिशाली डेटाबेस अनुप्रयोगों का उपयोग करना बेहतर होता है। Microsoft Office पैकेज़ में, Access DBMS को इसके लिए डिज़ाइन किया गया है।
