कई टाइपो की समस्या को हल करने के लिए Microsoft Office सुइट्स में स्पेलिंग चेकर का उपयोग किया जाता है, साथ ही वर्तनी और विराम चिह्न त्रुटियां जो अक्सर किसी व्यक्ति द्वारा कीबोर्ड से विभिन्न जानकारी दर्ज करने पर सामने आती हैं। साथ ही, स्पेलिंग चेकर टेक्स्ट में खामियों को दृष्टिगत रूप से इंगित करने में मदद करता है ताकि उपयोगकर्ता उन्हें ठीक कर सके।
वर्तनी परीक्षक चालू करें
माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस में वर्तनी जांच को सक्षम करने के लिए, अपने डेस्कटॉप या मेनू आइटम "स्टार्ट" - "ऑल प्रोग्राम्स" - माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस - माइक्रोसॉफ्ट वर्ड पर शॉर्टकट का उपयोग करके वर्ड सॉफ्टवेयर उत्पाद खोलें। फ़ाइल टैब (Microsoft Office 2013) पर क्लिक करें या Office बटन (Microsoft Office संस्करण 2010 और 2007) पर क्लिक करें। "विकल्प" अनुभाग पर जाएं और "वर्तनी" पर क्लिक करें। अपवाद मेनू का चयन करें और वर्तमान फ़ाइल नाम फ़ील्ड पर क्लिक करें। फिर "वर्तनी की त्रुटियां छिपाएं" और "व्याकरण संबंधी त्रुटियां छिपाएं" के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें।
यदि आप Microsoft Office में खोले गए सभी दस्तावेज़ों के लिए "अपवाद" अनुभाग में स्वचालित वर्तनी जाँच सक्षम करना चाहते हैं, तो "सभी नए दस्तावेज़" विकल्प की जाँच करें। संबंधित "छिपाएं" चेकबॉक्स को अनचेक करें और "ओके" बटन पर क्लिक करके परिवर्तनों को सहेजें।
PowerPoint में, आप समान मेनू "विकल्प" - "वर्तनी और वर्तनी" से स्वचालित वर्तनी परीक्षक चालू कर सकते हैं। "वर्तनी की त्रुटियां छुपाएं" के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें और अपने परिवर्तन सहेजें।
काम का तंत्र
जब पाठ में कोई त्रुटि होती है, तो Word उसे लाल, नीले या हरे रंग की रेखा से रेखांकित करेगा। वर्तनी की अशुद्धियों को दूर करने के लिए लाल रेखा का प्रयोग किया जाता है विराम चिह्नों की कमियों को एक नीली रेखा के साथ और व्याकरण संबंधी त्रुटियों को एक हरे रंग की स्क्विगली लाइन के साथ इंगित किया जाता है। संभावित वर्तनी और सुधार देखने के लिए, रेखांकित शब्द या वाक्यांश पर राइट-क्लिक करें।
यदि आप प्रस्तावित शब्द विकल्प को स्वीकार करते हैं, तो उपयुक्त मेनू आइटम पर क्लिक करके इसे चुनें। Word स्वचालित रूप से त्रुटि को ठीक करेगा और रेखांकन को हटा देगा। यदि आपको लगता है कि पाठ में इस स्थान में कोई गलती नहीं है और शब्द की वर्तनी सही है, तो आप रेखांकन को अनदेखा कर सकते हैं या "सभी को छोड़ें" संदर्भ मेनू पर क्लिक कर सकते हैं, जो कि दायां माउस बटन दबाकर भी उपलब्ध है।
स्वत: सुधार
आप स्वतः सुधार सुविधा को भी सक्रिय कर सकते हैं, जो कि Office प्रोग्रामों में उपलब्ध है। यह पैरामीटर आपको उपयोगकर्ता द्वारा मैन्युअल रूप से बनाई गई सूची के अनुसार गलत वर्तनी वाले शब्दों को स्वचालित रूप से सही करने की अनुमति देता है। आप उन शब्दों को जोड़ सकते हैं जो आपको वर्तनी संबंधी समस्याएं पैदा कर रहे हैं।
ऑटो-प्रतिस्थापन को सक्षम करने के लिए, "विकल्प" - "वर्तनी" - "स्वतः सुधार विकल्प" अनुभाग पर जाएं। "टाइप करते ही बदलें" चेकबॉक्स को चेक करें। "बदलें" फ़ील्ड में, उन शब्दों या वाक्यांशों को निर्दिष्ट करें जो आपकी वर्तनी को कठिन बनाते हैं। बाएं कॉलम में गलत वर्तनी वाला शब्द लिखें और दाईं ओर सही वर्तनी लिखें। पर्याप्त संख्या में शब्द और वाक्यांश जोड़ने के बाद, "ओके" पर क्लिक करें और परिवर्तनों को सहेजें।
