आने वाले दस्तावेज़ का पंजीकरण किसी संगठन में दस्तावेज़ प्राप्त करने के तथ्य का निर्धारण है। चाहे वह कागजी दस्तावेज हो या इलेक्ट्रॉनिक, उसे पंजीकरण फॉर्म में एक पंजीकरण कोड और इसकी प्राप्ति पर एक नोट दिया जाना चाहिए। दस्तावेज़ीकरण के निष्पादन को नियंत्रित करने और आवश्यक जानकारी की खोज को सुविधाजनक बनाने के लिए यह आवश्यक है।
ज़रूरी
- - इंटरनेट एक्सेस वाला कंप्यूटर;
- - ब्राउज़र।
निर्देश
चरण 1
आने वाले दस्तावेज़ को पंजीकृत करने के लिए प्रोग्राम "एसबी इनकमिंग दस्तावेज़" चलाएँ। दस्तावेज़ जोड़ने के लिए "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। "नया दस्तावेज़" कमांड का चयन करें, कार्ड को एक सीरियल नंबर असाइन करें। फ़ील्ड "किसके नाम पर" भरें, डिफ़ॉल्ट रूप से यह संगठन का निदेशक है, यदि दस्तावेज़ का प्राप्तकर्ता अलग है, तो फ़ील्ड के दाईं ओर स्थित बटन पर क्लिक करें और निर्देशिका में एक और तत्व जोड़ें, उदाहरण के लिए, उप निदेशक। दस्तावेज़ के लिए एक विषय चुनें, पहले इसे निर्देशिका में जोड़ें। काले तीर पर क्लिक करें, रिक्त पंक्ति में, दस्तावेज़ का विषय दर्ज करें। "बंद करें" बटन पर क्लिक करें, फिर फ़ील्ड में दर्ज किए गए विषय का चयन करें।
चरण 2
पंजीकरण सूचकांक के पूरक के लिए दस्तावेज़ को एक कोड असाइन करें, फिर दस्तावेज़ की प्राप्ति की तिथि निर्धारित करें, इसे आने वाले दस्तावेज़ पर रखा जाना चाहिए, फिर आने वाले दस्तावेज़ संख्या को असाइन करें, इसे दस्तावेज़ पर भी नोट किया जाना चाहिए। इसके बाद, आने वाले दस्तावेज़ से दिनांक और संख्या स्थानांतरित करें। किसी व्यक्ति से आने वाले दस्तावेज़ का पंजीकरण संभव है, "व्यक्तिगत" बटन पर क्लिक करें और उसके बारे में डेटा दर्ज करें।
चरण 3
आने वाले दस्तावेज़ को पंजीकृत करने के लिए "प्रेषक" फ़ील्ड भरें। काले तीर पर क्लिक करें और प्रेषक को निर्देशिका में जोड़ें, या इस क्षेत्र में किसी मौजूदा का चयन करें। इसके बाद, "संक्षिप्त विवरण और संकल्प" फ़ील्ड भरें। यहां दस्तावेज़ का सार दर्ज करें, साथ ही सिर का संकल्प (क्या करने की आवश्यकता है, किस समय सीमा में)। "किसको भेजा जाता है" फ़ील्ड भरें, इससे दस्तावेज़ के निष्पादन पर और नियंत्रण की सुविधा होगी। प्रबंधक के संकल्प से यह जानकारी भरें। पहले अधिकारी को उपयुक्त निर्देशिका में जोड़कर कौन हस्ताक्षरित फ़ील्ड को पूरा करें। उपयुक्त क्षेत्र में नियत तिथि का चयन करें। यह प्रोग्राम को आपको दस्तावेज़ के निष्पादन के लिए आने वाली समय सीमा की याद दिलाने की अनुमति देगा। दस्तावेज़ की नियत तारीख भरें। "ब्राउज़ करें" बटन पर क्लिक करके दस्तावेज़ को सिस्टम में अपलोड करें। आने वाले दस्तावेज़ का पंजीकरण पूरा करने के लिए "सहेजें" बटन पर क्लिक करें।
चरण 4
आने वाले दस्तावेज़ को पंजीकृत करने के लिए एक वैकल्पिक प्रोग्राम चलाएँ। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए कार्यक्रम आने वाले दस्तावेज़ों के पंजीकरण के साथ क्रियाओं का एक समान क्रम दर्शाते हैं। "ऑफिस वर्क", "यूफ्रेट्स", "बिजनेस" जैसे कार्यक्रमों का उपयोग करें।
