एक डेटाबेस सूचना का एक कैटलॉग है। डेटा को आम तौर पर स्वीकृत नियमों के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। फोन बुक या डिक्शनरी डेटाबेस के सबसे सरल उदाहरण हैं। कंप्यूटिंग तकनीक के विकास के साथ, डेटाबेस बहुत बड़े और अधिक जटिल हो गए हैं।
डेटाबेस को समझना
डेटाबेस जानकारी एकत्र करने और व्यवस्थित करने का एक उपकरण है। उनमें लोगों, उत्पादों, वित्त आदि के बारे में डेटा हो सकता है। आधार बनाना एक साधारण सूची या स्प्रेडशीट से शुरू होता है। समय के साथ, यह सूची बढ़ती जाती है, और डेटा में अतिरेक और विसंगतियां दिखाई देने लगती हैं। उन्हें एक सूची के रूप में सोचना मुश्किल हो जाता है। एक बार जब ये समस्याएं प्रकट होने लगती हैं, तो डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली (DBMS) का उपयोग करके उन्हें डेटाबेस में बदलना एक अच्छा विचार है। इस क्षेत्र में सबसे अच्छे उत्पादों में से एक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेस है, जो लचीलेपन, उपयोग में आसानी और उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस को जोड़ती है।
टेबल
डेटाबेस में एक तालिका एक साधारण तालिका की तरह दिखती है जिसमें डेटा पंक्तियों और स्तंभों में संग्रहीत होता है। नतीजतन, डेटाबेस में नियमित तालिका आयात करना आमतौर पर काफी आसान होता है। स्प्रेडशीट और डेटाबेस के बीच मुख्य अंतर सूचना के संगठन का स्तर है।
तालिका में प्रत्येक पंक्ति को एक रिकॉर्ड कहा जाता है। सूचना के चयनित अंश अभिलेखों में रखे जाते हैं। उनमें से प्रत्येक में एक या अधिक फ़ील्ड होते हैं। फ़ील्ड एक तालिका में कॉलम के अनुरूप हैं। उदाहरण के लिए, आप "कर्मचारी" नामक एक तालिका बना सकते हैं, जहां प्रत्येक रिकॉर्ड (पंक्ति) में कार्यकर्ता का व्यक्तिगत डेटा (प्रथम नाम, अंतिम नाम) होता है, और प्रत्येक फ़ील्ड (कॉलम) उसके बारे में (पता, आदि) जानकारी देता है।. फ़ील्ड को एक विशिष्ट प्रकार के डेटा के रूप में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए, चाहे वह टेक्स्ट, दिनांक, समय, संख्या, या किसी अन्य प्रकार की जानकारी हो।
फार्म
प्रपत्रों को कभी-कभी "डेटा प्रविष्टि स्क्रीन" के रूप में संदर्भित किया जाता है। यह आपके डेटा के साथ काम करने के लिए उपयोग किया जाने वाला इंटरफ़ेस का प्रकार है। प्रपत्रों में अक्सर कमांड बटन होते हैं जो विभिन्न कार्य करते हैं। संदर्भ तालिकाओं में इनपुट डेटा को संपादित करके प्रपत्रों का उपयोग किए बिना डेटाबेस बनाना काफी संभव है। हालाँकि, अधिकांश डेटाबेस तालिकाओं को देखने, दर्ज करने और संशोधित करने के लिए प्रपत्रों का उपयोग करते हैं।
पूछताछ
क्वेरी डेटाबेस के वास्तविक कार्यकर्ता हैं और कई अलग-अलग कार्यों को पूरा कर सकते हैं। उनका सबसे आम अनुप्रयोग तालिकाओं से विशिष्ट डेटा पुनर्प्राप्त करना रहा है। उपयोगकर्ता जो जानकारी प्राप्त करना चाहता है वह आमतौर पर कई तालिकाओं में फैली होती है। क्वेरीज़ आपको एक ही समय में सभी टेबल देखने और स्क्रीन पर खोज परिणाम प्रदर्शित करने की अनुमति देती हैं। इसके अलावा, क्वेरीज़ आपको मानदंड जोड़ने की अनुमति देती हैं जो किसी विशिष्ट क्वेरी के लिए डेटा फ़िल्टर करती हैं।
रिपोर्टों
रिपोर्ट का उपयोग डेटा को सारांशित करने और तालिकाओं में प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है। जानकारी को एक अलग प्रारूप में प्रस्तुत करने के लिए प्रत्येक रिपोर्ट को संपादित किया जा सकता है। रिपोर्ट किसी भी समय उत्पन्न की जा सकती है और यह डेटाबेस की वर्तमान स्थिति को दर्शाएगी।
मैक्रो
एक्सेस में मैक्रोज़ डेटाबेस कार्यक्षमता को जोड़ने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रोग्रामिंग भाषा के अनुरूप हैं। उदाहरण के लिए, किसी प्रपत्र पर किसी मैक्रो को किसी बटन से संलग्न करते समय, जब भी उस बटन पर क्लिक किया जाता है तो वह निष्पादित हो जाएगा। मैक्रोज़ में विशिष्ट कार्य करने के लिए क्रियाएं होती हैं, जैसे रिपोर्ट तैयार करना, क्वेरी निष्पादित करना, या जानकारी को सही करना। अधिकांश मैन्युअल डेटाबेस संचालन को मैक्रोज़ का उपयोग करके स्वचालित किया जा सकता है। यह बहुत सारे पीसी समय और संसाधनों को बचाता है।
