Microsoft Excel स्प्रेडशीट संपर्क जानकारी संग्रहीत करने का एक आदर्श तरीका है। एक्सेल में फोन बुक होने से संपर्क जानकारी जोड़ना और हटाना आसान हो जाता है। ऐसी पुस्तक के निर्माण में दो मुख्य प्रक्रियाएं शामिल हैं: उपयुक्त कॉलम जोड़ना और जानकारी दर्ज करना।
ज़रूरी
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2007 स्थापित।
निर्देश
चरण 1
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल 2007 खोलें।
चरण 2
तालिका के शीर्ष पर एक शीर्षक जोड़ें ताकि आप जान सकें कि इसमें क्या है। आपको व्यक्तिगत उपयोग के लिए एक फोन बुक की आवश्यकता हो सकती है और दूसरे को काम या व्यावसायिक उपयोग के लिए। नाम उन्हें एक दूसरे से अलग करने में मदद करेगा। शीर्षक को हाइलाइट करने के लिए शीर्ष टूलबार का उपयोग करें।
चरण 3
फ़ोनबुक कॉलम को कस्टमाइज़ करने के लिए कुछ पंक्तियों को छोड़ें। निम्नलिखित कॉलम शीर्षकों का प्रयोग करें: नाम, पता, शहर, राज्य, ज़िप कोड, टेलीफोन नंबर, फैक्स नंबर और ईमेल पता। प्रत्येक कॉलम के लिए ये शीर्षक दर्ज करें। जब अलग-अलग आइटम अलग-अलग कॉलम में हों तो जानकारी को पढ़ना और खोजना बहुत आसान होता है।
चरण 4
बाईं ओर पंक्ति संख्या पर क्लिक करके स्तंभ शीर्षकों की पंक्ति को हाइलाइट करें। शीर्ष बार में टूल का उपयोग केंद्र में करें और कॉलम हेडिंग को बोल्ड करें।
चरण 5
प्रत्येक कॉलम में जानकारी दर्ज करें। इसमें कुछ समय लग सकता है। आपको बस एक बार एक्सेल में सभी उपलब्ध संपर्क जानकारी दर्ज करने की आवश्यकता है, फिर बस नए संपर्क जोड़ें और जानकारी अपडेट करें। यदि कोई डेटा गुम है, तो बस सेल को खाली छोड़ दें।
चरण 6
पोस्टकोड कॉलम में टेक्स्ट को फॉर्मेट करें। कॉलम में सभी टेक्स्ट का चयन करें (शीर्षकों को छोड़कर)। चयन पर राइट-क्लिक करें और फॉर्मेट सेल चुनें। "नंबर" टैब में, "अतिरिक्त" आइटम पर क्लिक करें। पोस्टकोड या पोस्टकोड +4 पर क्लिक करें। ओके पर क्लिक करें। यह सभी अनुक्रमणिका को एक प्रारूप में परिवर्तित कर देगा।
चरण 7
फोन नंबर के कॉलम में टेक्स्ट को फॉर्मेट करें। शीर्षकों को छोड़कर कॉलम में सभी टेक्स्ट का चयन करें। राइट-क्लिक करें और फॉर्मेट सेल चुनें। "नंबर" टैब में, "अतिरिक्त" चुनें। "टाइप" अनुभाग में "फ़ोन नंबर" आइटम पर क्लिक करें। ओके पर क्लिक करें। सभी फ़ोन नंबर फ़ॉर्मेट किए जाएंगे.
